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Custodia

 

Brindamos una solución integral en Administración, Custodia y Conservación de Documentos Físicos y Digitales, con una infraestructura diseñada y adecuada para proteger sus documentos con los más altos estándares de calidad y seguridad, apoyados en nuestra Certificación ISO 9001:2015 de Calidad en Gestión Documental y con el compromiso de nuestro personal altamente calificado, podemos ofrecerle un servicio especializado, confidencial e integral.

 

 

 

 

Contamos con todas las seguridades para salvaguardar la documentación

 Monitoreo de alarmas

 Guardianía 24 horas

 Seguridad y Confidencialidad

 Termómetros en bodegas

 Cámaras de seguridad

 Control de plagas

 Extintores de incendios

 Monitoreo de alarmas

 Guardianía 24 horas

 

 Seguridad y Confidencialidad

 

 Termómetros en bodegas

 Cámaras de seguridad

 

 Control de plagas

 Extintores de incendios

Servicio de Organización e Inventariado


Ofrecemos un servicio especializado en organización e inventariado de archivo. Comprometidos en brindar un servicio integral, la documentación debe pasar por varios procesos fundamentales que nos permiten mantener nuestros altos estándares de calidad. En la primera fase nuestro personal junto al Manual de procedimientos de Archivo (MPA), que fue desarrollado en conjunto con el cliente, se verifica una a una las cajas, carpetas y documentos que entran al proceso de inventariado que puede ser realizado bajo varios criterios de indexación, ejemplo: número de factura, número de cédula, etc. y se almacenan sobre los lineamientos establecidos en el MPA.

Contamos con:
 Inventario a nivel de caja.
 Inventario a nivel de carpeta o file.
 Inventario a nivel de documento.

organización e inventario lockers

Servicio de Digitación


El servicio de digitación consiste en ingresar en una base de datos la información más importante de cada documento o la requerida por el cliente, ayudando a la ubicación inmediata de la información para auditorías o requerimientos diarios.

Servicio de Digitalización


Al digitalizar un documento protegemos la integridad física del mismo evitando su manipulación o pérdida.
Permite a nuestros clientes que un mismo documento pueda ser consultado y visualizado por varios usuarios.
Se disminuye de manera drástica el consumo de papel y otros gastos innecesarios.
Con flujos de trabajo con documentos digitales, permitimos a nuestros clientes convertirse en empresas cero papeles con su respectivo ahorro de gastos y mayor control en los procesos.
Contamos con un equipo humano especializado en escaneo e indexación, mediante líneas de producción especializadas.
Somos distribuidores autorizados de las principales marcas de escáneres y equipos de computación a nivel mundial, mismos que usamos para el desarrollo de los procesos de nuestros clientes.

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Unidad Lockers


Es un servicio integral encargado de brindar a nuestros clientes soluciones de Administración y Gestión Documental en cada uno de sus procesos.

Nuestro personal será el encargado de la organización, inventariado, digitalización, indexado, creación de etiquetas, ingreso a cajas, archivo, consultas y el control sobre el préstamo de expedientes o documentos en las instalaciones de nuestros clientes.

Se administra el archivo activo de manera in house y cuando cumple su tiempo de vida como activo, nuestro personal lo envía a nuestra casa matriz para ser custodiado de acuerdo a tablas de retención documental.

 

 

 

 

 

 

Servicio de Expurgo


Limpieza y preparación de documentos (grapas, vinchas u objetos extraños) para ser escaneado.

Cada cierto tiempo, servicio al cliente enviará un informe con la documentación que se tiene que dar de baja, ya que ha cumplido su vida útil, separando la documentación para su eliminación.

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Servicio de Consultas


El cliente puede solicitar documentos que están bajo nuestra custodia, desde el primer día que ingresó a nuestras instalaciones a través del servicio de consultas, proceso manejado por nuestro departamento de Atención al Cliente, quienes asisten los requerimientos de nuestros usuarios.

Después de verificar en nuestro sistema si el usuario está autorizado para alguno de los siguientes tipos de consulta, se le enviará de la siguiente manera:

Consulta digital, se digitalizará el documento solicitado y se le
enviará de manera inmediata vía mail.

Consulta física, se envía la hoja, documento, carpeta o caja
específica que el usuario requiere, directamente a sus oficinas.

Consulta exprés, se entregarán de manera urgente o fuera
de horarios los documentos que el cliente solicite.

 Consulta digital, se digitalizará el documento solicitado y se le enviará de manera inmediata vía mail.

Consulta física, se envía la hoja, documento, carpeta o caja específica que el usuario requiere, directamente a sus oficinas.

Consulta exprés, se entregarán de manera urgente o fuera de horarios los documentos que el cliente solicite.

Servicio de Transporte de Archivo Físico


 Primer retiro de manera gratuita.
 Base de datos con inventario de la documentación y cajas que se lleva a custodia.
 Retiro de la documentación desde las instalaciones del cliente previo acuerdo entre las partes.
 Camiones diseñados para traslado de archivo físico y personal de apoyo.

Destrucción Confidencial


 Se establece bajo los criterios del cliente.

 Lockers genera actas, se adjunta el inventario de los documentos que fueron autorizados para dar de baja.

 El acta física será entregada al empleado a cargo de sistemas, con el que procederá a dar de baja los documentos en el sistema Lockers.

 Se contactará a una empresa de reciclaje aprobada por Lockers Ecuador S.A., y se comunicará al cliente el día de la eliminación. El cliente puede enviar un testigo.

¿Necesitas ayuda?