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La gestión documental ayuda a las empresas con el control de costos

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Una buena gestión de archivos permite tener el control de los documentos que entran y salen de la compañía. Hay que tener en cuenta que a diario se mueven facturas, contratos, etc., y poner en marcha estrategias para gestionar la documentación, ya sea física o digital, es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa.

Pero ¿qué es la gestión documental? Según la International Organization for Standardization (ISO), la gestión documental se define como el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación, creación, almacenamiento, publicación y finalmente, preservación o eliminación.

Desde Lockers Ecuador, con más de 15 años de experiencia en gestión documental, le ayudamos a identificar las falencias de su organización en esta área y a resolverlas eficientemente.

Implementación

Mientas más pronto se defina los procesos de almacenamiento, vamos a asegurar la disponibilidad y conservación de la información. El tiempo que no dedicamos a administrar, clasificar y almacenar la información, se lo empeñará posteriormente a buscar, y esto nos puede ocasionar retrasos en toma de decisiones, o aplazar las mismas. En cambio, las ventajas de tener una óptima gestión documental y mantener los archivos organizados son siempre positivos y duraderos.

Seguridad

La seguridad es algo a tomar en cuenta en todo proceso de gestión documental, es aquí donde se procede a definir un protocolo de seguridad para acceder a la documentación. Para esto se crean niveles con diferentes parámetros que permiten acceder o no a la información. De esta manera, solo las personas que estén autorizadas pueden realizar consultas, modificaciones o destrucciónútil.

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Las ventajas

Para los empleados

  1. Facilidad en la búsqueda de documentos.
  2. Rápida respuesta a los usuarios.
  3. Menor manipulación de documentos.
  4. Menor riesgo de documentos mal archivados.
  5. Reducción y simplificación de trabajo para el personal de archivo.

Para la empresa

  1. Información ágil y actualizada.
  2. Simplificación de procesos.
  3. Centralización del archivo.
  4. Más tiempo para atención y asesoría al cliente interno y externo.
  5. Liberación de espacio físico del archivo.
  6. Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del medio.
  7. Plan de contingencia del archivo físico.
  8. Incremento de las normas de seguridad en el manejo de documentos.
  9. Reducción de costos asociados a mala toma de decisiones por falta de información pertinente.
  10. Optimización de recursos usados en temas de gestión documental y, por ende, menor impacto sobre el medioambiente.

No lo dude, la implementación de un sistema de gestión documental es una estrategia fundamental, no solo para reducir costes en su empresa, sino también para llevar a cabo un control de costos, ahorra tiempo, dinero y espacio.


Toda empresa que desea apuntar al éxito, requiere de una correcta gestión documental. El orden y la administración son la base de todo proceso empresarial. Por ello si desea más información sobre estos servicios, no dude en contactarnos al siguiente correo contacto@lockers.com.ec o puede llamar al (02) 2823 524 en la Ciudad de Quito y al (04) 210 3121 en la Ciudad de Guayaquil.

¡Lockers el mejor aliado para su empresa!

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